Сметната палата извърши одит за съответствие при финансовото управление на Държавния културен институт (ДКИ) „Културен център „Двореца“ – Балчик за периода от 01.01.2013 г. до 31.12.2013 г. Анализирани и оценени са управленските решения и действия в областите „Бюджет“, „Възлагане на обществени поръчки и изпълнение на сключените договори“ и „Управление на имуществото“.
Бюджет
Утвърденият от министъра на културата бюджет на ДКИ за 2013 г. е 969 678 лв. При изпълнението на бюджета не е осигурявано във всички случаи своевременно събиране на приходите, законосъобразно извършване на разходите и правилно идентифициране за целите на счетоводното отчитане.
Реализираните приходи са 966 581 лв., или 97,95 на сто спрямо планираните. От тях с най-голям дял са постъпленията от входни билети - 611 740 лв. и от наем на имущество - 192 469 лв. В периода 2011 - 2013 г. има тенденция на намаление на приходите на ДКИ. За 2013 г. те са с 30,4 на сто по-малко спрямо отчета за 2012 г. и с 36 на сто по-малко, спрямо отчета за 2011 г. По размер и източник постъпилите приходи са законосъобразни, но при отчитането им са допуснати отклонения от нормативните изисквания.
Отчетените разходи по бюджета на ДКИ за 2013 г. са в размер 823 356 лв. или 84,91 на сто спрямо планираните. С най-висок относителен дял са разходите за издръжка – 77,96 на сто или 641 899 лв.
През одитирания период утвърдената численост на персонала е недостатъчна, за да осигури многобройните функции, възложени на ДКИ. Поради това се е наложило съвместяване на длъжности, осигуряване на допълнителен персонал по програми за временна заетост, сключване на граждански договори и възлагане на дейности под формата на външни услуги. При управлението на персонала и разходите за работни заплати не е разработено допълнително разписание на длъжностите за нещатния персонал, като определеното трудово възнаграждение на назначените лица е по-голямо от нормативно определения размер.
При извършване на разходите за издръжка контролните дейности не са предотвратили редица несъответствия с нормативните изисквания и вътрешните актове. Не е осъществяван предварителен контрол за законосъобразност при начисляване и изплащане на трудовите възнаграждения, което е съществен пропуск в прилагането на контролните дейности. Без правно основание и в нарушение на нормативните актове са извършени разходи за закупуване на облекло в общ размер 6 900 лв.
Управленските решения и прилаганите контролни дейности при командироване, одобрение и изплащане на разходите за командировки не са в пълно съответствие с изискванията на Наредбата за командировките в страната. Пропуски са установени по отношение на условията за командироване, заверката и подпечатването на заповед за командировка, изплащане на дневни пари и представяне на отчети за получените от ръководителя на ДКИ командировъчни пари.
Установени са отклонения от нормативните изисквания и вътрешните правила за реда и условията за командироване и в чужбина, в размера на полагащите се дневни пари и докладването на резултатите от командировките в чужбина. В нарушение на Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, заповед за командировка в чужбина на директора на ДКИ е подписана от самото длъжностно лице, вместо от министъра на културата.
Извършени са разходи за застраховки на имущество на ДКИ с неясни условия.
Възлагане на обществени поръчки и изпълнение на сключените договори
В областта на обществените поръчки през одитирания период е прилаган правилник, който не създава надеждна вътрешна организация при планиране и възлагане на обществени поръчки. През 2013 г. са възложени четири обществени поръчки на обща стойност 159 255 лв. без ДДС.
При сключването на договорите от изпълнителите не са представени част от изискуемите документи. Създадени са предпоставки за неправилно планиране на потребностите от доставки на стоки, услуги и строителство. Въведените и действащи контролни дейности за възлагането и изпълнението на обществени поръчки са недостатъчни за осигуряване на своевременно разкриване и коригиране на грешки и нередности. Вътрешният контрол в областта на обществените поръчки не е функционирал ефективно и при изпълнение на договорите за обществени поръчки.
Управление на имуществото
През 2013 г. от ДКИ са управлявани 46 застроени имота. В сила са 10 договора за отдаване под наем на имоти, от които седем сключени преди 2013 г. и три през 2013 г. Обектите, отдадени под наем са разположени на територията на Архитектурно-парков комплекс „Двореца“ и са отдадени под наем след проведени търгове. При одита на дейността е установено, че вътрешните правила за провеждане на търгове за отдаване под наем на недвижими имоти не създават необходимата детайлизирана вътрешна организация при отдаването, а преповтарят нормативните изисквания, поради което не са допринесли за ефективното управление на изследвания процес. Въведените контролни дейности не са достатъчни, за да гарантират, че рисковете в процеса са ограничени до приемливо равнище и не осигуряват увереност за съответствие на дейността със законодателството, вътрешните актове и договорите.
Архитектурно-парковият комплекс “Двореца” е неделим ансамбъл, включващ терен, сгради и парк, с особена културно-историческа стойност. Практиките, установени при одита, въведени от различните субекти, ползващи архитектурно-парковия комплекс - Министерство на културата чрез ДКИ и СУ „Св. Климент Охридски“ чрез звеното „Учебни ботанически градини“, не гарантират ефективното управление на публичната държавна собственост и опазването ѝ като групова културна ценност.
Необходимо е да се инициира среща/разговор между ръководствата на Министерството на културата и Софийския университет „Св. Климент Охридски“ за постигане на писмено дефинирани взаимноизгодни условия и ред за съвместното/споделено стопанисване и управление на имотите и вещите - паметници на културата, други активи - държавна собственост и растителните видове, отглеждани на територията на комплекса.
Това е една от 13-те препоръки, която Сметната палата дава на директора на Държавния културен институт „Културен център „Двореца“, срокът за изпълнението на които е 6 месеца.
