Работодателите, които желаят, могат да създават и съхраняват документите от трудовото досие на работника или служителя в електронен формат, като спазват специфични правила. Те се уреждат с нова Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя.
С Наредбата се определят вида на електронните документи и изискванията към тяхното създаване, съхраняване и размяна. Установяват се минимални изисквания, които да гарантират сигурността, надеждния произход и целостта на електронния документ, както и дългосрочното съхраняване на информацията, за да се осигури правната валидност на документа за продължителен период и да се гарантира, че той може да бъде валидиран, независимо от бъдещи промени в технологиите. Документите, създавани от работодателя, задължително ще се подписват с квалифициран електронен подпис.
Определят се специфични изисквания към информационната система на работодателя, чрез които се гарантира целостта и проследимостта на постъпване на информацията в нея. Изисква се информационните системи да не позволяват случайно или незаконно унищожаване на документи и данни и да не се допуска неправомерен достъп, изменение или разпространение на личните данни на работниците и служителите.
За размяна на електронни документи между работодателя и работника или служителя ще се изисква изрично съгласие на работника или служителя, като то може да бъде оттеглено по всяко време.
Изпращането и получаването на електронните документи ще се извършва чрез услуга за електронна препоръчана поща, предоставяща възможност за доказване на връчването на всяко съобщение. Всички разходи за размяна на електронните документи ще са за сметка на работодателя.
Запазва се възможността документите в трудовото досие да се създават на хартия, като се гарантира, че работниците и служителите могат да подават документи на хартиен носител при изградена информационна система на работодателя.
